Un Smart Office es una oficina moderna que usa tecnología para que las personas trabajen mejor y más cómodas.
Estas oficinas utilizan dispositivos y sistemas conectados, como sensores, aplicaciones móviles, inteligencia artificial y la nube, para automatizar procesos y personalizar la experiencia laboral. Por ejemplo, se usan dispositivos conectados a internet que ayudan a hacer tareas más rápido, como luces que se ajustan solas o programas que facilitan las reuniones. La idea es tener un lugar de trabajo que sea práctico, eficiente y que haga que las personas se sientan bien mientras hacen su trabajo.
¿En qué consiste un Smart Office?
El concepto de Smart Office abarca varios elementos. Por un lado, están las herramientas tecnológicas, como sistemas de iluminación y climatización automatizados, escritorios ajustables, dispositivos IoT (Internet de las cosas) y plataformas digitales que permiten la colaboración remota.
Dispositivos IoT (Internet de las Cosas)
Los dispositivos IoT (Internet de las Cosas) en una oficina son aparatos conectados a internet que pueden comunicarse entre sí y con los usuarios para automatizar tareas, recopilar datos y mejorar la eficiencia. Estos dispositivos hacen que la oficina sea más inteligente y funcional. Algunos ejemplos comunes en una oficina son:
Sensores de iluminación y movimiento: Detectan si hay personas en una sala para ajustar las luces automáticamente y ahorrar energía.
Termostatos inteligentes: Regulan la temperatura del espacio dependiendo del clima o la ocupación de las salas.
Asistentes de voz: Dispositivos como Alexa o Google Assistant ayudan a programar reuniones, controlar equipos conectados o buscar información rápidamente.
Cámaras y sistemas de seguridad conectados: Permiten monitorear la oficina en tiempo real desde cualquier lugar.
Escritorios y sillas inteligentes: Pueden ajustar la altura o recordar configuraciones específicas para cada empleado, promoviendo la ergonomía.
Impresoras inteligentes: Conectadas a la red, permiten enviar documentos desde cualquier lugar y notifican sobre problemas o falta de tinta.
Pantallas y pizarras interactivas: Usadas para presentaciones y colaboraciones en tiempo real, ideales para reuniones híbridas.
Estos dispositivos no solo facilitan el trabajo diario, sino que también pueden reducir costos, aumentar la productividad y crear un entorno más cómodo para los empleados.
Por otro lado, se incluyen estrategias de diseño que fomentan el bienestar, como espacios flexibles y zonas de descanso. Estas oficinas también suelen contar con sistemas de análisis de datos que proporcionan información para tomar decisiones basadas en el uso real del espacio y las preferencias de los empleados.
¿Cómo crear un Smart Office con pocos recursos?
Aquí está el quid de la cuestión para muchas empresas, sobre todo las PYMEs. Aunque algunos piensan que los Smart Offices requieren grandes inversiones, es posible implementarlos de manera económica. Por ejemplo, se pueden utilizar bombillas inteligentes o temporizadores para optimizar el consumo energético. También se pueden implementar herramientas gratuitas o de bajo costo para la gestión de proyectos y la comunicación, como Trello, Slack o Microsoft Teams. Reorganizar los espacios de trabajo para fomentar la colaboración y la flexibilidad es otra estrategia económica. Además, formar al personal para usar las herramientas tecnológicas disponibles maximiza su efectividad y eficiencia, rentabilizando así la inversión.
¿El Smart Office mejora la productividad de los empleados?
Según IBM, las oficinas inteligentes pueden mejorar la productividad y el bienestar de los empleados al optimizar el entorno laboral mediante tecnologías avanzadas.
Esto se debe a que las tecnologías inteligentes reducen el tiempo empleado en tareas repetitivas y facilitan la colaboración entre equipos, incluso de forma remota. Además, estos espacios suelen priorizar el bienestar del empleado, lo que puede traducirse en menos estrés, mayor satisfacción laboral y, en última instancia, un mejor desempeño. Por ejemplo, contar con ambientes ergonómicos y una buena calidad de aire puede reducir enfermedades relacionadas con el trabajo.
Conclusión
En resumen, un Smart Office es mucho más que un lugar lleno de tecnología; es un enfoque integral para crear un entorno de trabajo eficiente y agradable. Aunque los recursos limitados pueden ser un desafío, existen formas accesibles de integrar características inteligentes en cualquier oficina. Los beneficios que aporta, como la mejora en la productividad y el bienestar de los empleados, convierten a esta tendencia en una inversión que vale la pena considerar para cualquier organización.
Como ejemplo de empresas que han implementado oficinas inteligentes en diferentes años tenemos:
Plantronics en Madrid: Inauguró sus nuevas oficinas inteligentes en Las Rozas (Madrid) en mayo de 2013, inspiradas en su concepto ‘Simply Smarter’, con el objetivo de ofrecer un mejor entorno de trabajo a sus empleados y aumentar la productividad.
Plantronics en Francia: Abrió oficialmente su nueva oficina inteligente en París en mayo de 2015, diseñada para crear un entorno de trabajo más eficiente que fomente la comodidad y la productividad de los trabajadores.