La tecnología y la pandemia han cambiado la forma en la que nos relacionamos dentro de una organización para siempre. Son necesarios entornos más flexibles que, a su vez, respondan a las necesidades de estas entidades. Las nuevas tendencias en espacios de trabajo van en esta dirección, primando la versatilidad sobre la estética.
Las nuevas oficinas son entes vivos que se adaptan a lo que los trabajadores necesitan de ellas. Estos nuevos entornos buscan llevar la productividad a un nuevo nivel sin renunciar a ser sostenibles, una exigencia para muchas empresas de hoy.
¿Qué están buscando las empresas en los inmuebles en los que se instalan?
En resumen:
- Muchas empresas han dejado de imponer la presencialidad obligatoria en sus espacios de trabajo. El modelo híbrido y el teletrabajo están plenamente implantados.
- Las nuevas tendencias en espacio de trabajo integran tecnología para mejorar la efectividad y bienestar de los trabajadores.
- Aplicaciones basadas en Realidad Aumentada e Inteligencia Artificial facilitan la gestión de estos nuevos espacios de trabajo.
- La sostenibilidad es otra de las claves en las oficinas del futuro. Un uso responsable de los recursos es prioritario hoy en día.
Nuevas pautas para nuevos espacios de trabajo
Las fotos de las grandes tecnológicas como Google, Meta o Twitter dan la vuelta al mundo y se han convertido, para muchos, en un ejemplo a imitar. Espacios diáfanos con mucha iluminación natural y llamativos espacios para el ocio. Pero ¿es lo que necesitan las empresas de hoy? Sí y no.
Los nuevos espacios de trabajo en las grandes ciudades integran la tecnología para mejorar la calidad de vida de sus empleados. No solamente su ubicación es clave, sino que también lo son las plazas de aparcamiento que eviten perder tiempo en buscar una plaza libre en el exterior.
Algunas de las demandas actuales de quienes buscan oficina en los últimos meses son:
Conectividad
Los modelos de trabajo híbridos requieren de sistemas de interconectividad fiables en los que se garantice la comunicación entre quienes están en casa y quienes han optado por ir a la oficina. El correo electrónico ha quedado obsoleto y son cada vez más quienes plantean que es ineficiente.
Muchas empresas han implantado una política de bring your own device, en el que el empleado elige el dispositivo que prefiere para trabajar. Slack, Teams, etc. se han vuelto casi imprescindibles. Una segunda derivada que plantea esta tendencia es la necesidad de contar con redes más seguras, para evitar hackeos del sistema.
Esta nueva forma de trabajar ha impulsado definitivamente a la nube como lugar en el que centralizar la información. Este sistema permite el acceso a documentos desde cualquier dispositivo que tenga acceso a los mismos, independientemente de su naturaleza, navegador o ubicación del usuario.
Apps y software
Estas nuevas formas de trabajar requieren de una logística difícilmente administrable sin tecnología. Estas nuevas tendencias en espacios de trabajo no serían viables sin soluciones a medida o altamente personalizables que den respuesta a estas necesidades.
Mediante sistemas basados en Inteligencia Artificial y Realidad Aumentada es posible predecir y reservar los recursos disponibles de una organización. Esta función se puede automatizar, por ejemplo, si un profesional necesita todos los martes disponer el mismo espacio de trabajo, estos sistemas se lo pueden asignar sin intervención humana.
Estas soluciones tienen la gran ventaja de permitir la gestión de espacios de forma remota. Así, el usuario garantiza el recurso que necesita sin tener que estar necesariamente presente en el lugar para poder reservarlos. Las hojas de Excel para reservar espacios son historia.
Asistentes de voz
Esta tecnología ha traspasado el ámbito doméstico y está teniendo aplicaciones muy interesantes en el mundo laboral. Son muchas las empresas que han habilitado esta tecnología en sus espacios de trabajo para realizar gestiones por voz, suponiendo un ahorro de tiempo y aumento de productividad.
Así, es posible solicitarle a Alexa o al asistente que se haya elegido que reserve una sala, añada una cita al calendario o preguntarle por algún dato interno, como la facturación anual de una división. También está teniendo aplicaciones lúdicas, en especial en zonas de descanso, donde es posible disfrutar con algunos juegos que fomentan el trabajo en equipo y la socialización entre empleados.
Espacios colectivos
Los escritorios al uso han quedado anticuados. En su lugar se opta por espacios colectivos en los que nadie tiene un asiento fijo. Esto no solo dota de flexibilidad a las organizaciones que los implementan, sino que también:
- Fomenta la creatividad de los individuos.
- Estimula la colaboración entre trabajadores de diferentes departamentos.
- Crea relaciones personales y laborales más cercanas.
De esta forma también se da cabida al personal que no es fijo en la oficina. Profesionales externos y freelancers asociados pueden encontrar así más fácilmente un lugar en el que trabajar y, a la vez, sentirse más integrados en la cultura empresarial de la enseña.
Tras el covid-19 estos espacios dejaron de usarse para poder respetar la distancia de seguridad, pero ahora vuelven a estar en boga.
En esta misma línea, las organizaciones están apostando por un mobiliario más flexible y ligero. Este se adapta mucho mejor al día a día y a necesidades que pueden surgir. Otro ejemplo más de que las instalaciones se adaptan a las empresas y no al revés, como sucedía hasta hace poco.
Sostenibilidad
Reducir el impacto medioambiental en la creación de nuevos espacios de trabajo es una de las prioridades de quienes lo diseñan. No solamente se utilizan materiales reciclados o reutilizables, sino que también se fomenta un uso racional de los recursos y libre de sustancias nocivas para la salud como el plomo o el formaldehído.
Estos nuevos diseños sostenibles también buscan maximizar los beneficios del entorno en el que se ubica. En este sentido, la iluminación natural juega un papel vital. No solamente mejora el humor de quienes trabajan en el inmueble, sino que también permite prescindir de la luz artificial, siendo más responsables con el medio ambiente y reduciendo costes.
Algunas de las empresas con más recursos han creado espacios verdes dentro de sus oficinas. Así consiguen mejorar la calidad del aire del interior de la oficina y se crea un ambiente más natural, en el que los empleados son más dados a dar lo mejor de sí mismos.
Retos a solucionar
Aunque estas tendencias nos guían hacia modelos más flexibles, sostenibles y centrados en el empleado, todavía existen una serie de desafíos que afrontar.
- Videollamadas. Muchos expertos consideran que se hacen demasiadas todos los días y que muchas veces no son productivas.
- Vínculos más débiles. Al no ser obligatoria la presencialidad, se pierde el arraigo con la empresa.
- No es para todos. Hay sectores que, por su naturaleza, tienen más dificultad para implantar estos nuevos modelos, al requerir de la presencia física de sus empleados.
Las tendencias en la creación de espacios de trabajo están ya buscando solucionar estos puntos de dolor comunes a empresas que apuestan por modelos híbridos.
El futuro de los espacios de trabajo, hoy
Más allá de cambios estéticos o diseños diáfanos, las nuevas tendencias en espacios de trabajo pasan por la integración de la tecnología. Así, se consigue aumentar la productividad, la eficiencia y dar respuesta a necesidades surgidas a consecuencia del cambio de modelo en los últimos años.
Gracias a apps basadas en Realidad Aumentada e Inteligencia Artificial es posible organizar la logística de los espacios de trabajo. Desde predecir la afluencia a la oficina en un determinado día hasta la reserva de salas, la tecnología habilita esta posibilidad sin necesidad de desplazarse para hacer la reserva.